Escaner OCR: Facilita la vida a los recepcionistas.

Esta semana vamos a intentar poner las cosas más fáciles a los hoteleros. Sobre todo si quieren tener contentos a sus recepcionistas y ayudarles a agilizar su trabajo.

Hablamos de los lectores de documentos. No es tarea sencilla elegir un lector de documentos para un hotel, sobre todo si se tiene en cuenta que supone un desembolso importante. Pero hay que tener en cuenta que uno de los mayores retos a los que se enfrentan los hoteles es la realización de los check-in de sus huéspedes de la forma más rápida y eficiente posible. Además, si se añade la necesidad de ubicar todos los datos personales del cliente en un único sitio, la unión entre Lector OCR y el PMS se hace indispensable.

El lector de documentos o lector OCR, que debe sus siglas al inglés y significa reconocimiento óptico de caracteres, usa una tecnología capaz de interpretar los datos de los documentos que introduces en tu escáner para poder trabajar después con ellos.

Hay que señalar que en el caso de hoy hablamos de lectores de documentos con luz blanca. Esta aclaración es necesaria puesto que existen diversos tipos de lectores y no todos cumplirán los beneficios de los que hablaremos hoy.  Nos hemos decantado por estos lectores por su durabilidad y fiabilidad, puesto que son unas de sus principales ventajas.

Realizar el registro de los clientes de forma manual es un proceso lento, que implica unos costes operativos de tiempo. Es también un proceso ineficiente por el elevado porcentaje de errores que tienen los procesos manuales. Además, este es un proceso lento y cansado para los clientes del hotel.

Para empezar, vamos a señalar algunas de las funciones principales de los lectores:

post-ocr

A continuación destacamos los principales beneficios que tiene el uso de lectores de documentos:

Por lo tanto, al automatizar el proceso de identificación de los documentos de identidad, se mejora la administración de estos. Los datos son capturados, extraídos y clasificados para su integración en el sistema de gestión del hotel o Property Management System (PMS) de forma eficiente por lo que se puede destacar la reducción de costes en forma de tiempo y errores.

Así pues, se gana en rapidez y eficiencia, a la vez que se ofrece una mejor experiencia al cliente, sin esperas ni colas. Además, el coste a medio y largo plazo de no usar las nuevas tecnologías para mejorar los procesos es superior a la inversión requerida para la implantación de un lector de documentos.

Como ya se ha comentado, el lector proporcionará unos datos correctos de los huéspedes y disponer de ellos permite conseguir una ficha exclusiva y de calidad. Esto mejorará el nivel de conocimiento de los clientes del hotel de cara a su fidelización y permite ofrecer un servicio en consonancia a sus necesidades.

Cabe recordar que se tienen que poner todas las barreras existentes para ofrecer la máxima seguridad a los clientes. Al automatizar los procesos de identificación y dejar de lado las tradicionales copias de documentos en papel, se aumenta el nivel de protección de sus datos personales.

Por tanto, desde nuestro punto de vista parece casi obligatorio sistematizar y digitalizar todos los procesos posibles. Además, en el caso de los lectores OCR el software se instala de forma sencilla en el ordenador de recepción, estableciendo una conexión con el PMS que usa para la gestión de su hotel.

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